Plan de acción del IRCC para abordar el retraso en las solicitudes de residencia permanente

Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá (IRCC) ha publicado los detalles y plazos de su plan de acción para abordar las recomendaciones hechas en un informe de la Oficina del Auditor General (OAG) en octubre pasado.

Los detalles, publicados en una Solicitud de Acceso a la Información obtenida recientemente, ofrecen una idea de cómo el IRCC abordará una acumulación de solicitudes de residencia permanente para los recién llegados en todas las líneas de negocios.

La OAG tiene varias funciones. Principalmente, responsabiliza al gobierno federal por cómo maneja los fondos públicos y realiza auditorías que brindan información, asesoramiento y hechos objetivos al parlamento de Canadá. Estos ayudan al parlamento a medir cómo se están desempeñando las actividades gubernamentales.

El informe original de la OAG encontró que a lo largo de 2022, la acumulación de solicitudes de residencia permanente (PR) había superado con creces los niveles aceptables durante la pandemia de COVID-19. Observó que los refugiados se habían visto afectados de manera desproporcionada por los retrasos.

El informe contenía recomendaciones clave para que el IRCC mejore los tiempos de procesamiento de las solicitudes de residencia permanente en el futuro.

Plazos y estándares de servicio

La primera recomendación fue que el IRCC proporcione a los solicitantes expectativas claras sobre el cronograma para una decisión sobre su solicitud. Dijo que el IRCC puede hacer esto revisando los estándares de servicio que consideran el volumen y la antigüedad de las aplicaciones que ya están en el inventario.

El IRCC tiene como objetivo procesar el 80% de todas las solicitudes dentro de los estándares de servicio, o el período de tiempo que el departamento haya considerado razonable para tomar una decisión final sobre una solicitud de inmigración. Los estándares de servicio varían según el tipo de aplicación. Por ejemplo, los estándares de servicio para las solicitudes de patrocinio de clase familiar tardan hasta 12 meses en procesarse, mientras que las solicitudes de Entrada Rápida tardan seis meses.

En respuesta, el IRCC dice que establecerá estándares de servicio para programas que actualmente no los tienen, como los programas federales y regionales de inmigrantes de clase económica, programas de patrocinio de clases familiares y programas de inmigración de refugiados reasentados.

El departamento espera que los nuevos estándares de servicio estén vigentes para el 31 de diciembre de 2024 y recomendará estándares de servicio actualizados para los programas de residentes permanentes de clase económica, así como las solicitudes de patrocinio de clase familiar antes del 31 de marzo de 2024.

El IRCC también dijo que establecerá un método claro para comunicar los estándares de servicio con los solicitantes de inmigración y que se implementará una nueva metodología antes del 31 de diciembre.

Tiempos de espera diferenciales

El informe de la OAG encontró disparidades en el tiempo que le toma al IRCC procesar las solicitudes dentro de un programa determinado.

Señaló que esto es inconsistente con el Plan de Niveles de Inmigración, que establece objetivos anuales para el número de residentes permanentes que Canadá pretende recibir cada año. La lógica es que si el IRCC sabe cuántas solicitudes de relaciones públicas puede esperar, debería haber capacidad suficiente para procesarlas dentro de los estándares de servicio.

El IRCC dice que las disparidades se producen porque todas las solicitudes se revisan caso por caso y algunas son más complejas y requieren más tiempo. También dice que los compromisos con poblaciones específicas pueden desplazar el procesamiento de solicitudes que ya están esperando una decisión.

Además, para determinar si los tiempos de procesamiento se ven afectados por el país de origen o el origen étnico de un candidato, el IRCC dice que desarrollará una herramienta para monitorear los tiempos de espera futuros por país de residencia. También desarrollará un plan piloto para “probar la metodología y obtener información sobre la mejor manera de recopilar, analizar y utilizar datos etnoculturales y raciales”.

El piloto se lanzará el 1 de octubre de 2024 y el departamento dice que determinará cómo se “incorporarán los hallazgos al examen de los tiempos de espera diferenciales” antes del 1 de abril de 2025.

Otra recomendación clave fue que el IRCC tomara medidas para abordar el retraso causado por “retrasos en el procesamiento dentro de su control, incluidas las acciones y el seguimiento de los funcionarios”.

El departamento explicó que la mayoría de los programas de residentes permanentes no tienen un límite de admisión (excepto los programas administrados por Express Entry). Dice que antes del 1 de abril de 2024 se desarrollará un prototipo de un sistema de seguimiento integral que señale las actividades requeridas en las solicitudes dentro de las diferentes etapas de procesamiento.

Emparejar cargas de trabajo con recursos

El informe de la OAG encontró que había un desajuste entre los recursos asignados a algunas oficinas del IRCC. Por ejemplo, descubrió que la oficina de Dar es Salaam (Tanzania) tenía una carga de trabajo asignada que era aproximadamente cinco veces mayor que la oficina de Roma (Italia), a pesar de tener un número de personal comparable.

El IRCC dice que la disparidad se debe en parte a un mayor número de solicitudes en papel en algunas oficinas, lo que dificulta compartir la carga de trabajo. También dijo que muchas solicitudes en estas oficinas eran solicitudes de refugiados o de clase familiar, que a menudo requieren una entrevista en persona. Muchas de estas entrevistas quedaron en suspenso durante la pandemia de COVID-19, lo que contribuyó al atraso de 2022.

Señaló que está trabajando en el desarrollo de una herramienta para monitorear la producción en relación con el inventario e identificar las brechas en los tiempos de espera de los solicitantes. La herramienta debería estar desarrollada antes del 1 de abril de 2024.

El IRCC también tiene como objetivo asignar cargas de trabajo para que coincidan con los recursos disponibles. Para hacerlo, el IRCC dice que examinará las asignaciones de recursos en función de los niveles de inmigración específicos y “continuará dotando de personal y asignando recursos en función de ejercicios de suposiciones anuales”.

El departamento señaló que se ha acumulado una acumulación de solicitudes de solicitantes del África subsahariana debido a la capacidad limitada de la oficina. Para el 30 de junio de 2024, el IRCC pretende haber completado una revisión de la creación de puestos y la dotación de personal en la región. También completará la priorización y asignación de recursos para tareas temporales según sea necesario para apoyar el procesamiento de refugiados.

Seguimiento del uso de la IA en la toma de decisiones

Finalmente, la OAG recomendó que el IRCC “examine los resultados diferenciales del procesamiento en los tiempos de procesamiento relacionados con la implementación de herramientas automatizadas de toma de decisiones” y trabaje para reducir las disparidades reasignando suficientes recursos a las aplicaciones que se dirigen al procesamiento manual.

El IRCC ha dependido cada vez más de la digitalización y el uso de la Inteligencia Artificial (IA) en varios aspectos del procesamiento, entre ellos:

• Automatización de determinaciones positivas de elegibilidad
• Distribuir solicitudes entre funcionarios en función de las características de la solicitud.
• Identificar aplicaciones que pueden requerir verificación adicional
• Distribución de la carga de trabajo
• Crear “anotaciones” que resuma la información básica de cada cliente para reducir las búsquedas de oficiales en su Sistema Global de Gestión de Casos.
• Clasificar los correos electrónicos de los clientes para permitir respuestas más rápidas y responder a las consultas de los clientes proporcionando información disponible públicamente.
• Evaluación de datos biométricos

Esto ha demostrado ser eficaz para acelerar el tiempo de procesamiento de algunas solicitudes. Por ejemplo, en junio pasado, el ex Ministro de Inmigración, Sean Fraser, anunció que estas herramientas habían ayudado al IRCC a procesar el 98% de las solicitudes TRV conyugales.

En respuesta a la recomendación de que el IRCC reasigne algunos de estos recursos para mejorar los tiempos de procesamiento diferenciales, el departamento dice que examinará y monitoreará el procesamiento de las solicitudes de relaciones públicas que actualmente se benefician del uso de tecnología de toma de decisiones automatizada.

Si el IRCC determina que se requieren más acciones para reducir los tiempos de espera diferenciales, se implementarán por completo en abril de 2025.