El departamento de inmigración de Canadá está experimentando cambios importantes

La semana pasada, el departamento de inmigración de Canadá implementó cambios importantes que han sido influenciados por un estudio reciente que encargó.

El propósito de los cambios es mejorar las operaciones de Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá (IRCC).

A principios de este año, el IRCC recibió un informe de uno de sus viceministros anteriores, Neil Yeates, sobre cómo el IRCC puede convertirse en un departamento más eficaz y eficiente. El IRCC encargó el informe de Yeates para evaluar si la estructura actual del departamento le permite cumplir mejor su mandato. El Viceministro es el funcionario de mayor rango en un departamento gubernamental. Desempeñando una función apolítica, supervisan la gestión de su departamento, incluida la implementación de políticas y estrategias y la gestión de personas y presupuestos.

La actual viceministra del IRCC, Christiane Fox, mantiene correspondencia con el ministro del departamento, que es político y actualmente es el ministro de Inmigración, Marc Miller. El papel del Ministro de Inmigración es implementar el mandato electo del gobierno.

Yeates: el modelo organizativo del IRCC está roto

En su informe, que Noticias BEONE ha podido obtener una copia, Yeates concluye que “el modelo organizacional actual en el IRCC está roto pero se mantiene unido gracias al arduo trabajo y la dedicación del personal”.

Recomienda que “se deben tomar una serie de medidas para realinear la estructura organizacional (incluido un cambio importante hacia una estructura basada en líneas de negocios), reformar el sistema de gobernanza, implementar sistemas de gestión más sólidos (especialmente planificación y presentación de informes) y facilitar el desarrollo de una cultura para apoyar mejor las metas y objetivos del departamento (incluida la consideración de una revisión general de la Ley de Inmigración y Protección de Refugiados y medidas para aprovechar mejor la experiencia y los conocimientos de diversos grupos de personal).”

Yeates explica que hay numerosas razones por las que el modelo actual del IRCC no funciona, pero destaca dos que se destacan en particular: un entorno operativo difícil en Canadá y a nivel mundial; y en segundo lugar, el IRCC ha crecido exponencialmente desde que se introdujo su estructura organizativa actual hace más de 20 años. Para resaltar este punto, Yeates señala que la fuerza laboral total del IRCC ha aumentado de 5,352 empleados en marzo de 2023 a 12,949 empleados en enero de 2023.

Fox: IRCC “se sintió como una crisis”

En una entrevista la semana pasada con el periodista Paul Wells, Fox afirmó que el informe Yeates influirá en cambios significativos que el departamento planea implementar. Al asumir su puesto en el IRCC en julio de 2022, Fox le explicó a Wells que el nuevo trabajo “parecía una crisis” y que sus colegas en el departamento estaban bajo presión y agotados. Llegó a la conclusión de que los cambios departamentales eran necesarios y, aunque no quería hacerlos de inmediato, tampoco quería esperar dos años.

En junio de 2023, Fox tenía un plan de acción después de recibir el informe Yeates y consultar con las partes interesadas públicas, incluidos los solicitantes del IRCC. Desde entonces, ha ido implementando los cambios gradualmente.

IRCC reorganizado según un modelo de línea de negocios

Entre los cambios está que la semana pasada, el departamento se reorganizó en los siguientes sectores:

• Asilo y Reasentamiento de Refugiados
• Ciudadanía y Pasaporte
• Director financiero
• Director de información
• Servicio al cliente, innovación y director digital
• Comunicaciones
• Servicios corporativos
• Migración económica, familiar y social
• Asuntos internacionales y respuesta a crisis
• Integridad migratoria
• Entrega de servicios
• Integración de asentamientos y asuntos francófonos
• Política estratégica

Fox explica que, tal como recomendó Yeates, el departamento ahora se está organizando en todas las líneas de negocios. Lo que esto significa es que los empleados del IRCC se dividirán entre los diversos clientes a los que presta servicios el departamento, así como también se dividirán de manera que respondan a los cambios en todo el mundo. Por ejemplo, el departamento tiene un nuevo sector de Asuntos Internacionales y Respuesta a Crisis, que Fox le dijo a Wells está destinado a ayudar al IRCC a planificar mejor las crisis humanitarias y dar forma a un plan de acción. El IRCC se ocupa habitualmente de estos temas, como lo hizo con Ucrania desde el año pasado y las recientes iniciativas de reasentamiento de refugiados en Afganistán y Siria, sólo por nombrar algunos ejemplos.

Fox también enfatiza la importancia de que el IRCC se centre más en el cliente en el futuro, de modo que el departamento incorpore las experiencias de sus solicitantes con más fuerza en las decisiones que toma.

Entorno operativo del IRCC

Yeates detalla las diversas fuerzas que impactan al IRCC, siendo las principales:

Entorno de Trabajo Híbrido y COVID-19: La naturaleza del trabajo parece estar cambiando permanentemente debido a la pandemia y, como tal, más trabajadores, incluidos los empleados del IRCC, están trabajando de forma remota, con la orden general de regresar a la oficina 2 o 3 días por semana. Yeates explica que si bien el trabajo desde casa ha sido eficaz, queda por ver cuáles serán los impactos en la cultura organizacional del IRCC.

Demanda de servicios IRCC: La demanda de los programas del IRCC a menudo excede la capacidad de procesamiento del departamento medida por sus estándares de servicio (las metas que el departamento se fija para procesar solicitudes para cada línea de negocio). Aunque el IRCC tiene herramientas y recursos a su disposición para administrar su inventario, como límites para ciertos programas, sus inventarios pueden crecer muy rápidamente siempre que la demanda de sus programas exceda su capacidad de procesamiento.

Crecimiento del IRCC: A medida que ha crecido la demanda del programa del IRCC, también ha crecido su fuerza laboral. Yeates caracteriza su fuerza laboral como de “tamaño mediano” en 2013, con 5.217 empleados no ejecutivos, que se ha más que duplicado para 2023 a 12.721 empleados. Los ejecutivos del departamento han pasado de 135 empleados en 2013 a 227 en la actualidad. Sin embargo, a pesar del crecimiento del programa y del personal, la estructura organizacional del IRCC, que fue diseñada para un departamento más pequeño, se ha mantenido prácticamente igual.

Revisión de la política de inmigración: En general, la narrativa dominante sobre la inmigración en Canadá no ha sido cuestionada y el impacto real de la inmigración en general no está bien documentado. Como tal, una revisión de la política de inmigración en el IRCC puede ser beneficiosa para ayudar al IRCC a dar forma a la dirección futura del departamento.

Transformación Digital: El IRCC ha recibido una financiación importante para la modernización de su plataforma digital, y dichas transformaciones siempre son un desafío, especialmente en un lugar como el IRCC que tiene muchas responsabilidades importantes. Sin embargo, no hay duda de que el IRCC debe convertirse en un departamento totalmente digital.

Incertidumbre global: Los conflictos armados globales están aumentando, la democracia está amenazada y factores como el cambio climático están impactando la demanda global de migrar, lo que seguirá teniendo un impacto significativo en el IRCC.

La cultura departamental del IRCC está “comprometida”

Si bien enfatiza que el propósito de su informe no es ser crítico, Yeates observa que el IRCC actualmente tiene una planificación departamental limitada, carece de un plan estratégico plurianual y la planificación en todo el departamento es inconsistente, todo lo cual plantea una variedad de desafíos, como la incapacidad de lograr los objetivos del departamento y la falta de responsabilidad entre el personal.

El personal del IRCC describió la cultura departamental como “comprometida, colaborativa y solidaria”, lo que ha ayudado a superar las deficiencias de la estructura organizacional, la gobernanza y los sistemas de gestión del departamento.

Además, Yeates señaló una tensión dentro del departamento entre lo que él llama la “escuela IRPA” y la “escuela de servicio al cliente”. Él observa que el Ley de Inmigración y Protección de Refugiados se introdujo en 2001 con un marco para excluir a los solicitantes, y se enumeran muchas razones por las que se puede rechazar a un solicitante. Los funcionarios de inmigración están capacitados para hacer cumplir la IRPA, pero históricamente se ha prestado poca atención a la posibilidad de que estos funcionarios tengan “sesgos inconscientes” que puedan afectar su toma de decisiones.

Del otro lado están aquellos que caen bajo la “escuela de servicio al cliente” y están dispuestos a renunciar a los requisitos y están más abiertos a hacer concesiones para mejorar el servicio que reciben los clientes del IRCC.

Aspectos destacados de las recomendaciones de Yeates

En general, Yeates hace recomendaciones en cuatro áreas: estructura organizacional; Gobernancia; Sistemas de gestión; y Cultura. Los aspectos más destacados de las recomendaciones son los siguientes:

Recomendaciones de estructura organizacional:

• IRCC se traslada a una organización de línea de negocio
• El IRCC desarrolla protocolos para la gestión de crisis y emergencias que identifican a los viceministros asistentes en varios escenarios.

Recomendaciones de gobernanza:

• El Comité Ejecutivo asume la responsabilidad de las finanzas y los servicios corporativos y absorbe las funciones del Comité de Finanzas Corporativos.
• Establecer un nuevo Comité de Operaciones, presidido por la Viceministra, que absorberá las funciones del Comité de Gestión de Asuntos
• Que se reconsidere la composición de estos comités como parte del proceso de reorganización y que la membresía no supere los 12
• Se llevará a cabo una revisión de la división de responsabilidades entre el IRCC y la Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá (CBSA) en el marco de la IRPA para racionalizar y simplificar las funciones y responsabilidades.

Recomendaciones del sistema de gestión:

• El Viceministro lidera un nuevo régimen de planificación y presentación de informes
• Desarrollar un plan estratégico de 3 a 5 años.
• Llevar a cabo un ciclo de planificación anual en todas las áreas del departamento, incluidos los planes de recursos humanos, TI, financieros y de programas.
• Implementar un régimen de presentación de informes trimestrales
• Garantizar vínculos con el trabajo de gestión del desempeño del departamento.

Recomendaciones culturales:

• Llevar a cabo una revisión de la IRPA para determinar si se deben realizar modificaciones para respaldar mejor los resultados deseados, incluida una mejor prestación de servicios.
• Revisar la capacitación brindada al personal involucrado en la administración de IRPA para asegurarse de que refleje la filosofía y el enfoque deseados del departamento.
• Examinar los medios para integrar las voces de las comunidades de diversidad del IRCC en el régimen de gobernanza departamental