Conociendo los comités de toma de decisiones del IRCC

Un informe publicado por el ex viceministro de Inmigración, Neil Yeates, ha sacado a la luz algunas de las ineficiencias dentro de Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá (IRCC).

Entre los temas discutidos, Yeates destaca la estructura del comité de toma de decisiones del IRCC como una de las dificultades que implica el buen funcionamiento del departamento.

Yeates dice que los comités del IRCC a menudo superan los 8 a 12 miembros recomendados y esto “hace que la discusión estratégica sea un desafío y que las reuniones consuman bastante tiempo”.

Señaló además que “es necesario tomar una serie de medidas para realinear la estructura organizacional (incluido un cambio importante hacia una estructura basada en líneas de negocios), reformar el sistema de gobernanza e implementar sistemas de gestión más sólidos (especialmente planificación y presentación de informes)”.

Cambiar el comité y el proceso de toma de decisiones podría ayudar a mejorar la eficiencia dentro del IRCC y ayudar al departamento a satisfacer la creciente demanda de sus servicios.

El informe incluye un gráfico que explica la estructura actual del comité (a junio de 2023).

Comités de toma de decisiones del IRCC.

Comités de gobernanza operativa

Los comités de toma de decisiones del IRCC se dividen en tres secciones. El lado de Gobernanza Operacional se ocupa de las decisiones que impactan las operaciones diarias del departamento.

En esta sección, cuatro comités separados se reúnen con diferente frecuencia.

Cada seis semanas, la Junta del Programa de Transformación Digital se reúne para discutir el progreso de la transformación digital del IRCC y otras iniciativas de transformación. El comité reporta al Comité de Transformación, que opera bajo la sección de Gobierno Corporativo.

El Comité de Gestión de Cuestiones trabaja a nivel de alta dirección y se reúne quincenalmente para debatir y tomar decisiones en torno a cuestiones relacionadas con programas, políticas y prioridades operativas.

El comité corporativo y financiero también se reúne quincenalmente para discutir la excelencia y la responsabilidad financiera y de gestión. Proporciona asesoramiento estratégico basado en riesgos para ayudar a respaldar la toma de decisiones. Ambos comités reportan al Comité Ejecutivo a nivel de gobierno corporativo.

También hay un comité semanal de “visión futura” que actúa como plataforma para compartir información dentro del departamento.

Comités de Gobierno Corporativo

Tres comités pertenecen a la sección de comités de Gobierno Corporativo.

El Comité de Transformación trabaja para proporcionar liderazgo en todo el departamento destinado a ayudar al IRCC a lograr su visión, objetivos y resultados de transformación. Es informado en parte por la Junta del Programa de Transformación Digital.

El Comité Ejecutivo se reúne semanalmente y actúa como órgano de toma de decisiones para cuestiones de todo el departamento. También es responsable de establecer prioridades y proporcionar dirección estratégica de alto nivel. Además, actúa como comité previo a las sesiones informativas ministeriales cuando es necesario.

El comité final a nivel de Gobierno Corporativo es el Comité Ministro-Viceministro. Este comité proporciona actualizaciones prioritarias basadas en los compromisos del mandato del IRCC y actúa como un foro de toma de decisiones para cuestiones urgentes y temas candentes.

Comités de Viceministro y Viceministro Asociado

Hay cuatro comités separados bajo la sección de comités de Viceministro y Viceministro Asociado.

El Comité de Auditoría Departamental está destinado a brindar asesoramiento objetivo y recomendaciones sobre el marco de resultados departamentales y el inventario de programas del IRCC y la gestión de riesgos del IRCC. Esto incluye sistemas de rendición de cuentas y auditoría departamental.

El Comité de Evaluación y Medición del Desempeño evalúa y mide el desempeño de los programas del IRCC para mejorar los resultados del programa.

El Comité de Seguridad Nacional trabaja para fortalecer la conciencia departamental sobre los problemas de seguridad que podrían afectar al IRCC e identificar prioridades relacionadas con asuntos de seguridad nacional.

Finalmente, el Comité de Gestión de Asuntos Jurídicos trabaja junto con el Viceministro y el Viceministro Adjunto del IRCC para ayudar a gestionar los asuntos legales (y sus costos) que puedan surgir de operaciones, políticas, procedimientos y litigios existentes.

Recomendaciones de Yeates

Yeates dice que la estructura de comités del IRCC impide la eficiencia de la toma de decisiones dentro del departamento, ya que muchos comités y departamentos son interdependientes.

Recomienda que los comités del IRCC se sometan a alguna reestructuración. Por ejemplo, el informe recomienda que el Comité Ejecutivo asuma la responsabilidad de las finanzas y los servicios corporativos y que se elimine el Comité de Gestión de Asuntos y se establezca un nuevo comité de operaciones. El nuevo Comité de Operaciones deberá estar presidido por la Viceministra.

Además, Yeates dice que debería haber un límite estricto de 12 en el número de miembros del comité.